logo regionale samenwerking Amsterdam-Amstelland & Zaanstreek-Waterland

Jeugdhulp regionale samenwerking
Amsterdam-Amstelland &
Zaanstreek-Waterland

Wat wordt er bedoeld met conversie?

In 2018 is de gemeente met een nieuwe manier van werken voor de specialistische jeugdhulp gestart. Deze werkwijze geldt voor nieuwe cliënten vanaf 1 januari 2018. De cliënten die zowel in als na 2017 jeugdhulp krijgen, moeten administratief worden overgezet. Dit proces noemt de regio de conversie. Voor deze cliënten in “conversie” zijn specifieke afspraken gemaakt tussen gemeente en gecontracteerde jeugdhulporganisaties. Als de jeugdhulporganisatie in 2017 nog geen cliënten had, heeft de conversie geen betrekking op die organisatie.

Wat betekent de conversie voor jeugdigen en gezinnen?

Jeugdigen/gezinnen moeten geen hinder ondervinden van de conversie, omdat de hulp wordt voortgezet volgens de lopende beschikking bij de huidige jeugdhulporganisaties. Hierbij is zorgcontinuïteit het belangrijkste  uitgangspunt voor de conversie.

Wat betekent de conversie voor jeugdhulporganisaties?

De conversie bestaat uit twee hoofdonderdelen:

  1. Bestaande cliënten met een duurzame intensiteit krijgen ook na 1 januari 2018 langdurige ondersteuning en worden zoveel als mogelijk ‘overgezet’ naar het nieuwe stelsel op basis van een SPIC. Gecontracteerde jeugdhulporganisaties hebben door middel van een uitvraag een SPIC-voorstel ingediend. Dit voorstel wordt vervolgens regionaal getoetst en indien akkoord wordt het voorstel naar de lokale gemeenten doorgezet. De gemeente verstuurt vervolgens een 301 bericht naar de gecontracteerde jeugdhulporganisatie.
  2. Voor de cliënten met een niet-duurzame intensiteit wordt de in 2018 resterende ondersteuning afgekocht door een factuurbetaling vooraf. Aan jeugdhulporganisaties is middels een uitvraag een voorstel gevraagd voor een financiële afkoop per cliënt. Dit voorstel wordt vervolgens regionaal getoetst en indien akkoord wordt deze naar de lokale gemeenten doorgezet. Iedere gemeente neemt apart contact op met de jeugdhulporganisatie om een factuur voor de afkoop te verkrijgen. Deze facturatie gaat op afwijkende wijze en staat los  van het reguliere berichtenverkeer.

Wat is van belang bij de duurzame intensiteit?

Of een cliënt in de duurzame categorie valt, bepaalt de jeugdhulporganisatie aan de hand van de aangeleverde informatie bij de uitvraag van de conversie. Duurzaam: ondersteuning die naar de aard van de ondersteuning langdurig is en/of ondersteuning die doorloopt na 1 januari 2019. De regio laat het voorstel over de intensiteit per cliënt aan het inhoudelijk oordeel van de jeugdhulporganisatie over.

Jeugdhulporganisatie hebben in de werkgroep Conversie erop aangedrongen om voor niet-duurzame ondersteuning als einddatum 31-12-2018 te hanteren. Dit om te voorkomen dat cliënten waarvoor de jeugdhulp in 2018 wordt afgekocht, ook in 2019 nog in hun systemen zichtbaar zijn.

Met andere woorden, als een bepaalde ondersteuning naar het inhoudelijk oordeel van de jeugdhulporganisatie niet duurzaam is, maar de jeugdhulporganisatie verwacht wel dat de ondersteuning voor deze cliënt na 2018 nog doorloopt, dan doet de jeugdhulporganisatie toch een voorstel voor een duurzame SPIC.

Waarom hebben niet alle jeugdhulporganisaties een bericht gekregen over de uitvraag voor de conversie van cliënten?

De duurzame uitvraag is alleen verzonden naar jeugdhulporganisaties die zowel in 2017 als 2018 een regionaal contract voor jeugdhulp hebben. Indien de jeugdhulporganisatie geen bericht heeft gekregen, valt de organisatie waarschijnlijk onder de groep jeugdhulporganisaties die 1) of in 2017 of in 2018 geen contract hebben, 2) jeugdhulp leveren op PGB basis of 3) vanuit een landelijk raamcontract.

Hoe zetten jeugdhulporganisaties die op dit moment financiering krijgen via PGB’s én een contract hebben voor 2018, hun cliënten om naar het nieuwe systeem?

PGB cliënten zijn geen onderdeel van de conversie. De jeugdhulporganisaties hoeven voor deze cliënten geen SPIC of afkoopsom te bepalen. PGB’s lopen door tot de termijn van de beschikking verlopen is, tenzij de gemeente waar de cliënt onder valt anders beslist.  Bij herindicatie kan het PGB omgezet worden naar een SPIC.

Kijkt de gemeente naar het voorstel van de SPIC’s die een jeugdhulporganisatie aanlevert in het kader van de conversie van duurzame cliënten?

Regionaal worden de SPIC voorstellen financieel getoetst. Deze worden ofwel met een negatief of positief advies naar de betreffende gemeente verstuurt. De mate waarin en de wijze waarop gemeenten vervolgens zelf SPIC’s controleren en beoordelen, is een lokale keuze. Gemeenten zijn apart geïnformeerd over de mogelijke stappen die zij kunnen zetten.

Wat moet de backoffice van de gemeente doen met de lijst SPIC’s voor 2018?

De backoffice van de gemeente verwerkt de SPIC’s na gemeentelijk akkoord in de cliënten administratie van voor 2018 en stuurt begin 2018 een toewijzing (iJW 301) voor deze SPIC aan de jeugdhulporganisatie.

Wat moet de backoffice van een gecontracteerde jeugdhulporganisatie doen met de conversielijst SPIC’s voor 2018?

De backoffice van de gecontracteerde jeugdhulporganisatie verstuurt geen JW315 berichten. De backoffice van de gecontracteerde jeugdhulporganisatie houdt in de gaten of er begin 2018 een toewijzing (JW301) voor deze SPIC wordt ontvangen, in verband met de rechtmatigheid en de facturatie van de hulpverlening.

Wanneer en hoe horen jeugdigen/gezinnen wat hun recht op jeugdhulp is in het nieuwe stelsel?

De regio heeft een handreiking ontwikkeld die u kan ondersteunen in de communicatie met ouders en jeugdigen, genaamd ‘factsheet communicatie met ouders en jongeren’ (op de documenten en toolkit pagina). Het uitgangspunt is dat het recht op jeugdhulp in het nieuwe stelsel niet verandert door het conversie traject. Jeugdigen/gezinnen hoeven dus in principe niet geïnformeerd te worden over het conversietraject. Indien de huidige beschikking van een jeugdige afloopt, verlengt of vernieuwd wordt, krijgt de jeugdige van de gemeente of via de jeugdhulporganisatie hiervan een bericht. Het verschilt per gemeente hoe dit bericht eruitziet.

Hoe verwerken gecontracteerde jeugdhulporganisaties, tijdens het invullen van de SPIC’s 2018, de hulp die de cliënt krijgt van een andere jeugdhulporganisatie?

De gecontracteerde jeugdhulporganisatie vult de uitvraag in alsof zij de enige jeugdhulporganisatie zijn; later neemt het lokale team contact op met alle betrokken jeugdhulporganisaties om tot een keuze van hoofdaannemer te komen.

Hoe verwerkt de jeugdhulporganisatie, tijdens het invullen van de SPIC’s 2018, dat de cliënt ook hulp krijgt via een PGB?

PGB is geen onderdeel van de conversie. De jeugdhulporganisatie neemt PGB-zorg niet in de uitvraag op.

Hoe moet een backoffice medewerker van een gemeente omgaan met nieuwe cliënten die na het aanleveren van de eerste lijsten binnenkomen?

Cliënten die in 2017 binnenkomen vallen onder het contract 2017. In het eerste kwartaal van 2018 ontvangt de backoffice van de gemeente nogmaals een definitief overzicht van alle overgang cliënten; op grond daarvan stuurt de backoffice medewerker de toewijzingen.

Wat houdt het addendum in, dat bij het contract voor 2018 van jeugdhulporganisaties wordt verwerkt?

Het concept-addendum wordt op dit moment ontwikkeld in samenspraak met jeugdhulporganisaties. In het addendum worden met hoofdaannemers nadere afspraken gemaakt over de inhoudelijke, administratieve en financiële wijze van omgaan met conversie-cliënten. Medio april ontvangen alle jeugdhulporganisaties dit addendum ter ondertekening.

Wat zijn de rekenregels voor het bepalen van de afkoopsom van niet-duurzame cliënten?

De algemene regel is dat er bij de voorcalculatie een gemiddelde prijs per cliënt wordt bepaald.  Een uitgebreide uitleg van de rekenregels staat in de bijlage van de uitvraag niet-duurzame cliënten die u van het Regionaal Ondersteuningsteam heeft ontvangen.

Door wie wordt in de gaten gehouden of er geen dubbele financiering ontstaat in 2018 voor cliënten voor wie een afkoopsom is bepaald, en hoe wordt dit in de gaten gehouden?

Het einde-zorg bericht is voor gemeenten een signaal dat de zorg is afgesloten. Aan het eind van jaar kan gecontroleerd worden of cliënten opnieuw in zorg zijn gekomen. Structurele signalen worden doorgeven aan contractmanagers.

Hoe kunnen jeugdhulporganisaties met een klein contract een goed gemiddelde bepalen ten behoeve van een afkoopsom?

Voor kleine jeugdhulporganisaties is een specifieke aanpak ontwikkeld. Gezien de omvang van hun cliëntenbestand, is een benadering op basis van gemiddelden niet secuur genoeg. Kleinere jeugdhulporganisaties is gevraagd een inschatting van resterende jeugdhulp op individueel niveau te maken.

Moet er bij een conversie-cliënt in segment C altijd een hoofdaannemer zijn?

Nee, er hoeft niet altijd een hoofdaannemer te zijn in segment C wanneer er sprake is van conversie. Met betrekking tot de conversie zijn namelijk nadere afspraken gemaakt over hoofd- en onderaannemerschap. De hoofdregel is dat er voor conversie-cliënten geen hoofd- en onderaannemerschap wordt afgedwongen. Uitsluitend voor conversie cliënten wordt een (tijdelijke) stapeling van jeugdhulp toegestaan. Deze regel geldt in het overgangsjaar 2018.

Welke nadere afspraken zijn gemaakt met betrekking tot conversie en hoofd- en onderaannemerschap in segment C?

De regio heeft met de jeugdhulporganisaties die met conversie te maken hebben, de volgende afspraken gemaakt:

  • Bij meerdere niet-duurzame trajecten: de ondersteuning wordt bij iedere afzonderlijke jeugdhulporganisatie afgekocht en er hoeven geen afspraken rond hoofd- en onderaannemerschap gemaakt te worden.
  • Bij combinatie duurzaam en niet-duurzaam traject: de niet-duurzame ondersteuning wordt door gemeenten afgekocht, zodat geen afspraken hoeven te worden gemaakt over hoofd- en onderaannemerschap. De duurzame ondersteuning wordt meegenomen in de conversie en krijgt een SPIC.
  • Bij meerdere duurzame trajecten: hoofd- en onderaannemerschap wordt aanvankelijk niet afgedwongen. Uitsluitend voor conversie cliënten wordt een (tijdelijke) stapeling van jeugdhulp toegestaan. Idealiter maken jeugdhulporganisaties onderling wel afspraken over hoofd- en onderaannemerschap. Hierbij hanteren de gemeenten als uitgangspunt dat de jeugdhulporganisatie die op financieel gebied het meest substantiële deel van de ondersteuning uitvoert, de hoofdaannemer is.

Tot wanneer loopt de conversie?

De regio kiest ervoor om langer de tijd te nemen voor het afronden van hoofd- en onderaannemer afspraken in relatie tot conversie. Op deze wijze kan voor de meeste cliënten op een natuurlijk moment – het moment van herindicatie – het behandelplan herzien worden en bijpassende afspraken over hoofd- en onderaannemerschap worden gemaakt. Voor cliënten die een beschikking zonder einddatum hebben (dit komt niet bij alle gemeenten voor) stelt de regio een procedure in om op een natuurlijk moment het onderbrengen bij een hoofdaannemer in te voeren. Deze worden lokaal uitgevoerd.

Wanneer moet de herindicatie van conversie cliënten uiterlijk zijn voltooid?

Voor 31 december 2018 moet voor iedere conversie cliënt in segment C, waarbij meerdere jeugdhulporganisaties betrokken zijn, afspraken zijn gemaakt over hoofd- en onderaannemerschap. Dit wordt in het addendum met jeugdhulporganisaties opgenomen. Wanneer jeugdhulporganisaties onderling al eerder afspraken kunnen maken over hoofd- en onderaannemerschap  ten behoeve van de conversie cliënt, is dit uiteraard toegestaan.